En Volga Tours, entendemos que los planes de viaje pueden cambiar. Esta política detalla los procedimientos y las condiciones bajo las cuales se pueden realizar modificaciones, cancelaciones y cómo se gestionan los reembolsos o devoluciones de pagos. La transparencia es nuestra prioridad.
1. Política de Modificaciones y Cambios
Toda solicitud de modificación debe realizarse por escrito al correo electrónico de su asesor de viajes. La posibilidad de realizar cambios está sujeta a la disponibilidad de los servicios y a las siguientes condiciones:
1.1 Cambios en Nombres o Fechas
- Ajustes de Fecha: Si el cambio de fecha se solicita con más de 60 días de anticipación, haremos lo posible por aplicarlo sin costo administrativo de nuestra parte, aunque puede aplicar una diferencia tarifaria si los nuevos servicios son más caros.
- Menos de 60 días: Los cambios de fecha están sujetos a una tarifa administrativa y a las penalidades impuestas por nuestros proveedores (hoteles, trenes, boletos de ingreso), las cuales pueden ser significativas.
- Boletos No Flexibles: Tenga en cuenta que los boletos de ingreso a Machu Picchu, el Camino Inca y los boletos de tren son nominativos y no se pueden modificar ni endosar. Un cambio de fecha en estos servicios generalmente requiere una cancelación y la compra de un nuevo boleto, asumiendo el costo total original.
1.2 Cambios en el Itinerario (Servicios)
Cualquier solicitud para reducir o cambiar la categoría de un servicio (ej. cambiar un hotel de 5* a 4*) resultará en un recálculo del precio. Si la modificación resulta en un monto menor al pagado, el saldo a favor se gestionará según la política de devoluciones, restando los gastos administrativos aplicables.
2. Política de Cancelación y Devoluciones (Reembolsos)
Las cancelaciones deben ser notificadas por escrito a Volga Tours por el titular de la reserva. La fecha de recepción del correo electrónico definirá la aplicación de las penalidades.
2.1 Penalidades por Cancelación
Se aplicarán las siguientes retenciones (penalidades) sobre el costo total del paquete, las cuales están detalladas en nuestros Términos y Condiciones, y cubren costos administrativos, comisiones bancarias y pagos no recuperables a proveedores:
| Periodo de Cancelación (Antes de la Fecha de Inicio) | Porcentaje de Retención | Observaciones |
| Más de 60 días | Retención del depósito inicial | El depósito es siempre No Reembolsable. |
| Entre 59 y 30 días | 50% del costo total del tour | |
| Entre 29 y 15 días | 75% del costo total del tour | |
| Menos de 14 días | 100% del costo total del tour | No aplica reembolso. |
2.2 Servicios No Reembolsables
Importante: Bajo ninguna circunstancia se reembolsará el costo de los siguientes elementos, debido a las políticas gubernamentales y de los operadores peruanos:
- Boletos de Ingreso a Machu Picchu.
- Permisos para el Camino Inca (o cualquier trekking con cupos limitados).
- Boletos de tren (PeruRail, IncaRail).
- Pasajes aéreos nacionales o internacionales ya emitidos.
3. Proceso de Devolución (Reembolso)
Una vez aceptada y calculada la porción reembolsable, el proceso es el siguiente:
- Cálculo: Se calcula el monto a devolver restando el monto de la penalidad y los gastos administrativos (incluyendo comisiones de pago originales que no son recuperables).
- Plazo de Procesamiento: Volga Tours procesará la devolución dentro de un plazo de 30 días hábiles a partir de la fecha de aceptación del reembolso.
- Método de Devolución: El reembolso se realizará preferiblemente a través del mismo medio de pago utilizado para la transacción original (ej. reversión a tarjeta de crédito, transferencia a cuenta bancaria).
- Costos Financieros: Cualquier costo bancario o tarifa de transferencia incurrido para efectuar la devolución será descontado del monto a reembolsar.
4. Cancelación por Fuerza Mayor (Por la Empresa)
Si Volga Tours se ve obligado a cancelar el tour debido a causas de fuerza mayor (fenómenos naturales, huelgas, cierres gubernamentales) que imposibiliten la prestación del servicio:
- Se le ofrecerá una alternativa de viaje de igual o mayor valor.
- Si acepta una alternativa de menor valor, se reembolsará la diferencia.
- Si no es posible ofrecer una alternativa viable o usted no la acepta, se procederá al reembolso total del monto pagado, menos los costos de boletos y servicios No Reembolsables (puntos 2.2) y los gastos administrativos mínimos.
5. Recomendación Clave: Seguro de Viaje
Para proteger su inversión y evitar la pérdida de fondos por cancelaciones inesperadas, Volga Tours recomienda encarecidamente contar con un Seguro de Viaje que incluya cobertura por cancelación y/o interrupción del viaje. Si cuenta con seguro, nosotros le proporcionaremos toda la documentación necesaria para que pueda reclamar las penalidades impuestas directamente a su aseguradora.